Caccia agli sprechi: ma come si fa a farlo veramente?


Di Roberto Fiorini.

La stagione venatoria per la caccia agli sprechi sembra finalmente aperta. Ma chi sa veramente farlo? E chi é in grado di rilasciare le “licenze di caccia agli sprechi” ai novelli cacciatori? Quali sono le specie di sprechi cacciabili e dove si annidano? Con questo primo articolo proveremo a gettare la basi per la mappatura di questo vasto territorio venatorio.caccia_sprechi copia

Si sente spesso parlare di caccia agli sprechi ed efficientamento della pubblica amministrazione nei programmi di ogni schieramento politico. Ma nessuno spiega, al di là degli slogan (sempre molto efficaci, sulla carta) come si fa a farlo veramente e quanto sia possibile misurarne l’efficacia nel tempo per un preciso settore specifico (ad esempio nell’area degli impiegati amministrativi).

Per cominciare ad occuparcene dobbiamo partire dalla verifica della capacità (o meno) di utilizzo degli strumenti di “caccia” o sostentamento “basilari”, tipici della nostra era, quali umani appartenenti alla “Società della Conoscenza” (ricordiamo che gli “utenti internet ” in Italia di età compresa tra gli 11 e  i 74 anni sono 38 milioni pari al 79% della popolazione)* dati Audiweb settembre 2012.

L’appartenenza a tale “club” (come è evidente, non più così esclusivo) implica la conoscenza (per il corretto uso) delle possibilità offerte dalle tecnologie informatiche e telecomunicative. Al contrario, l’ignoranza informatica pregiudica la capacità di ogni utente “operatore” e di ogni impresa (pubblica o privata) di raggiungere i livelli di efficienza necessari per poter essere in grado di generare valore evitando costi nascosti (sprechi di tempo ed energie = minore produttività) o errori derivati da uso improprio delle tecnologie stesse.

Poche organizzazioni “illuminate” sono coscienti che le risorse più preziose per la propria operatività (per non dire “sopravvivenza”, per tornare nel tema venatorio) sono costituite dalle loro persone e dalla qualità delle informazioni che esse stesse acquisiscono ed elaborano, arricchendole di valore aggiunto per ritrasmetterle ad altre in modo efficiente ed efficace.

Una ricerca dell’Istituto di Statistica Norvegese, ha cercato di determinare il ‘costo dell’ignoranza’ nell’uso degli strumenti informatici di uso comune (MS/Office, Internet, e-mail e applicazioni legacy), intervistando un campione di 800 utenti per il 69% appartenenti ad aziende del settore privato e per il restante 31% appartenenti al settore pubblico. La struttura del campione era suddivisa in: 16% Top Managers, 30% Quadri e Supervisors, 54% Impiegati. Gli intervistati hanno quantificato il loro tempo (in minuti) assorbito mediamente ogni settimana, dalla nascita di problemi derivanti dall’uso degli strumenti informativi.

Il risultato dello studio ha riportato che gli utenti passano mediamente 24 ore ogni settimana davanti al PC rispetto alle 40 teoricamente lavorabili (quindi il 60% del loro tempo lavorativo). Di questo tempo, 171 min. a settimana (ovvero 2 h. e 51 min. per utente) sono risultati improduttivi per l’insorgenza di difficoltà di ogni tipo che bloccano il normale svolgimento dell’attività lavorativa.

Se si parametrano i dati al contesto italiano su un campione di 6.700.000 utenti generici (escludendo gli oltre 2,5 Mil.ns di utenti esperti) si ottiene la seguente stima in sprechi di produttività settimanali: 2h e 51 min x 6.700.000 utenti = 19.095.000 h per settimana che in un anno composto da 48 settimane lavorative determina sprechi in produttività pari a: 19.095.000 h x 48 = 916.560.000 h = 114.570.000 di giornate lavorative. Riportando un costo annuo medio per un impiegato pari a 30.000 € (equivalente ad un costo a giornata pari a 136,36 €), lo spreco viene ad assumere (per i soli generic users) il seguente ammontare: 136,36 € x 114.570.000 giornate = 15.6 miliardi di € annui.

Dati così rilevanti indicano che una riduzione anche solo parziale dei “costi dell’ignoranza informatica” attraverso una adeguata formazione di base, potrebbe portare vantaggi significativi all’intero comparto amministrativo. Ciò considerando che questa costituirebbe inoltre la base su cui poter dar luogo ad una fase formativa di livello superiore orientata a prevenire ed evitare gli sprechi sulla produzione del valore. Tema occultato all’interno delle statistiche generaliste come quella che abbiamo poc’anzi citato dove, a questa specifica tipologia formativa (waste/muda hunting), si dovrebbe includere anche la popolazione dei cosiddetti “utenti esperti”

Studi specifici su questi temi affermano infatti che le attività a reale valore aggiunto in ufficio non superano il 5% delle ore lavorative e che, mediamente, un impiegato subisce più di 70 interruzioni al giorno.

Il tema è complesso ma affrontabile. Mentre nelle fabbriche gli sprechi sono decisamente più evidenti e quindi di più facile individuazione, nel mondo dell’ufficio (che “pesa” dal 60% all’80% rispetto ai costi complessivi di una azienda) occorre veramente andarseli a cercare, essendo strettamente correlati con abitudini consolidate e personali modelli di lavoro costruiti nel tempo. E’ però possibile e doveroso intervenire immediatamente quando la causa degli stessi possa essere evidentemente  imputabile alle innumerevoli perturbative che affliggono il posto di lavoro. E’ oramai assodato quanto un ambiente di lavoro non opportunamente pensato e studiato per difendere l’operatore dalle perturbative (acustiche, visive, luminose ecc.) presenti nel 90% degli uffici moderni, favorisca l’aumento degli errori da distrazione.

Porvi rimedio può ridurre sensibilmente la generazioni di parecchie tipologie di errori a vantaggio di minori costi/sprechi, incrementando la produttività e migliorando il benessere ambientale l’autostima dei lavoratori.

 Ma ne vale la pena? Quanto si potrebbe risparmiare?

Se proviamo a rifare i conti di prima applicandoli all’intero comparto degli utenti informatici e proviamo ad ipotizzare un obiettivo di recupero anche solo del 50% delle ore lavoro perse a vantaggio della produzione del valore, la cifra che esce è a dir poco esorbitante….(provare per credere!).

Buon nuovo anno di lavoro!

Bibliografia consigliata:

Fiorini Roberto, Esistenza Spazio e Ufficio, Guida alla progettazione esistenziale degli spazi di lavoro, Ravenna, 2011. Ed. LWS Lean Workspace.
Fiorini Roberto, Kaizen Office, Sistemi per l’autodifesa dagli sprechi e le perturbative negli spazi di lavoro verso le nuove frontiere dell’efficienza sostenibile.Ovvero: Attualizzazione dei principi del Gemba Kaizen nel lavoro d’ufficio della post modernità, Ravenna, 2012, Ed. LWS Lean Workspace.

Fonte: http://www.fanpage.it/caccia-agli-sprechi-ma-come-si-fa-a-farlo-veramente/#ixzz2GSePD76L
http://www.fanpage.it

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  1. #1 di Maurizio Mandaglio il 31 dicembre 2012 - 12:02

    Complimenti Roberto, gran bell’articolo!
    Sarebbe bello associare uno studio dei costi dell’ignoranza “tout court” della classe dirigente (politica, imprenditoriale, pubblica amministrazione).
    Un augurio di un Nuovo Anno di Luce e Prosperità!

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    • #2 di Roberto Fiorini il 31 dicembre 2012 - 13:56

      Caro Maurizio, ti ringrazio per l’apprezzamento e il suggerimento. Il tema é interessante e varrebbe la pena di svilupparlo. Perché non lo facciamo insieme?
      Un caro saluto ed un abbraccio augurando e te, famiglia e f.lli un nuovo anno prosperoso e felice.
      Rob

      Mi piace

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